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Alle Kassen müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Die reguläre Frist dafür war der 1. Januar 2020. Die Übergangsfrist wurde auf den 31. Dezember 2022 festgelegt. Ab dem 1. Januar 2023 dürfen Nicht-TSE-fähige Kassen, nicht mehr eingesetzt werden. Andernfalls droht eine Geldbuße von mindestens 25.000 €.
Die TSE besteht aus drei Teilen:
- Ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass sämtliche Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt verändert werden können.
- Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll die Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.
Als Speichermedium kommt eine spezielle Hardware zum Einsatz, beispielsweise ein USB-Stick oder eine (Micro-)SD-Karte. Diese Geräte werden an der Kasse angeschlossen. Besteht das Kassensystem aus mehreren im Netzwerk miteinander verbundenen Kassen, kann eine TSE-Hardware die Daten von allen Kassen aufzeichnen. Allerdings muss dann genau dokumentiert werden, welche TSE-Hardware für welche Kasse zuständig ist. Die TSE-Hardware wird für 3 oder 5 Jahre zertifiziert. Nach dieser Zeit muss die Hardware ausgetauscht werden.
Alternativ können die Daten in der Cloud gespeichert werden, was aber im Sinne der Ausfallsicherheit problematisch ist. Gibt es Probleme mit dem Internet oder dem Cloudanbieter, ist die TSE für diesen Zeitraum nicht einsatzfähig.
Ausfälle der TSE müssen stets dokumentiert und schnellstmöglich behoben werden. Fällt das ganze Kassensystem oder das Belegausgabesystem (in der Regel ein Drucker) aus, entfällt für diesen Zeitraum auch die Belegausgabepflicht.
Damit das Kassensystem mit der TSE richtig kommunizieren kann, ist in aller Regel ein Softwareupdate notwendig. Die Software muss natürlich die entsprechende TSE unterstützen.