Ab 1. Januar 2018 kommt die Kassen-Nachschau!

Umsatz- und Bargeldprüfung bei Kassen-NachschauNach dem am 22. Dezember 2016 beschlossenen Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (siehe hierzu auch den Bericht des BMF) kann es ab dem 1. Januar 2018 zu einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden kommen. Die Prüfer müssen sich zunächst auch nicht als Finanzbeamte ausweisen, sondern können sich als gewöhnliche Kunden ausgeben. Die Einzelheiten sind im §146b der Abgabenordnung festgelegt. In Absatz 1 dieses Paragraphen steht zunächst folgendes:

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau). Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Absatz 1.

Ab wann sind solche Prüfungen möglich?

§ 146b der Abgabenordnung in der am 29. Dezember 2016 geltenden Fassung ist nach Ablauf des 31. Dezember 2017 anzuwenden.

Also können Kassen-Nachschauen schon ab dem 1. Januar 2018 stattfinden. Im oben genannten Absatz 1 des §146a steht zunächst:

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.

Ab wann tritt dies in Kraft?

Die §§ 146a und 379 der Abgabenordnung in der am 29. Dezember 2016 geltenden Fassung sind erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019 anzuwenden.

Es geht hierbei also um zwei Dinge:

  1. Die Einzelaufzeichnungspflicht. Diese bezieht sich auf alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, also etwa Verkäufe, aber auch Bargeldeinlagen oder -entnahmen der Kasse. Entsprechend müssen in der Kasse auch alle auftretenden Arten von Geschäftsvorfällen hinterlegt sein, so dass diese auch elektronisch aufgezeichnet werden können.
  2. Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Die genauen Details hierzu sind allerdings noch in Arbeit. Derzeitig findet noch keine Zertifizierung von Sicherheitseinrichtungen statt, da die entsprechenden Standards noch in Arbeit sind.

Abgesehen hiervon, müssen Kassen allerspätestens seit 1. Januar 2017 den Anforderungen der GoBD entsprechen. Nach dieser müssen Kassenaufzeichnungen aber bereits vollständig und manipulationssicher sein. Dies hat über einen elektronischen Fiskalspeicher zu erfolgen. Übrigens sind auch Ladenwaagen mit Kassenfunktion, die für Barverkäufe eingesetzt werden, von dieser Regelung betroffen. Neu ist hier im Wesentlichen die Zertifizierung des Manipulationsschutzes und der digitalen Schnittstelle. Da aber die technischen Details der Zertifizierung noch nicht klar sind, lässt sich nicht verlässlich sagen, welche Kassensysteme nachgerüstet werden können, um den neuen Anforderungen zu genügen. Es gibt allerdings eine Übergangsfrist, in welcher Kassen verwendet werden dürfen, die nicht nachgerüstet werden können:

Wurden Registrierkassen nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl. I S. 1342) entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31. Dezember 2022 abweichend von den § 146a und § 379 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 der Abgabenordnung weiter verwendet werden.

Allerspätestens ab dem 1. Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassen zertifiert sein. Und bis zum 31. Dezember 2019 bezieht sich auf Kassen-Nachschau nur auf die bereits geltenden Bestimmungen der GoBD. Die GoBD erfordert unter anderem die Kassensturzfähigkeit der Kasse. Die Kasse muss den aktuellen Bargeldbestand der korrekt wiedergeben können. Dies erfolgt etwa durch einen Tageszwischenbericht, oft „X-Bericht“ genannt. Treten Differenzen zum realen aktuellen Bargeldbestand der Kasse auf, so wird dies sicherlich beanstandet werden, und kann weitere Prüfungen nach sich ziehen.