Wieso Kassensysteme vom Fachhändler kaufen?

Szenario 1: Kassensystem nicht korrekt eingerichtet

Angenommen Sie kaufen eine günstige Kasse nicht vom Fachhändler, sondern aus dem Internet oder im Warengroßhandel. Die Kasse haben Sie dann nur im Karton, ohne fachmännische Einstellungen. Nur weil die Kasse finanzkonform eingestellt werden kann, heißt noch lange nicht, dass diese auch finanzkonform eingestellt ist.

Finanzprüfungen sind heikel!

Bei turnusmäßigen Prüfungen vom Finanzamt stellt sich dann heraus, dass die Datenprotokollierung nach GoBD nicht aktiviert war. Diese Protokollierung ist aber spätestens seit 2017 Pflicht. Ohne diese Daten geht das Finanzamt davon aus, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist. Es erfolgt eine teure Zuschätzung. In vielen Fällen wird sogar das Kassensystem als Ganzes beschlagnahmt, weil es nicht finanzkonform eingestellt war.

Szenario 2: Kassensoftware nicht auf aktuellem Stand

Da sich die gesetzlichen Regelungen bei Kassen öfters ändern, muss die Software an die neuen Gesetze angepasst werden. Dies erfolgt mit Softwareupdates. Wird kein Update durchgeführt, genügen Kassen den neuesten gesetzlichen Bestimmungen nicht, und sind damit auch nicht mehr finanzkonform! Aber woher wissen Sie, welche Version Ihr Kassensystem braucht? Wenn Sie Glück haben, weist Ihr Steuerberater Sie darauf hin, dass Ihre Kasse eventuell nicht den aktuellen oder kommenden Anforderungen des Finanzamts entspricht. Viele Steuerberater sind diesbezüglich aber nicht auf dem aktuellen Stand!

Die Finanzämter wissen, welche Softwareversion veraltet und damit nicht mehr finanzkonform ist. In solchen Fällen geht das Finanzamt von nicht ordnungsgemäßer Buchführung aus, und führt eine teure Zuschätzung durch. Ein nachträgliches Update ist oft nicht möglich, weil das Kassensystem als Beweismittel mehrere Jahre lang beschlagnahmt wird! Zusätzliche Geldstrafen sind auch nicht ausgeschlossen. Für die Beträge, die sie in solchen Fällen zahlen, hätten Sie sich im schlimmsten Fall 50 Kassensysteme oder 200 Softwareupdates kaufen können.

Der Vorteil beim Fachhändler

Wenn Sie die Kasse vom Fachhändler kaufen, haben Sie mehrere Vorteile. Zum Einen bekommen Sie die Kasse fachmännisch eingestellt: Die Kasse tut das, was Sie von ihr wollen, und die Datenprotokollierung und -sicherung werden zuverlässig eingerichtet. Zum anderen werden Sie darüber informiert, wenn wegen einem neuen Gesetz ein Update erforderlich ist. Abgesehen davon bekommen Sie nur vom Fachhändler Informationen darüber, wie sich Ihr Kassensystem erweitern lässt. Beispiele dafür sind etwa die Einbindung von Waagen, Funkboniersystemen, Schnittstellen, Office Anwendungen, Videosystemen oder sogar Apps für Kunden.