Finanzkonformität für Kassen: Jetzt wird’s ernst!

Worum geht es bei der Finanzkonformität von Kassensystemen? Im Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ vom 26.11.2010 wurde eine klar Frist für Kassensysteme gesetzt: Bis zum 31.12.2016 können bei bestimmten Ausnahmen noch elektronische Kassen benutzt werden. Danach dürfen nur noch solche Kassensysteme benutzt werden, die mit den GoBD Regelungen (vom 14.11.2014) kompatibel sind.

Was bedeutet Finanzkonformität nun in der Praxis?

Eine Umstellung bzw. Aufrüstung auf GoBD-konforme Kassen ist notwendig, falls noch mit älteren Kassensystemen gearbeitet wird. Bei elektronischen Kassensystemen gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Varianten: Einfache elektronische Registrierkassen, die mir einer eingebauten Tastatur betrieben werden, und hochwertigere PC Kassen, die heutzutage als Touchkassen daherkommen und direkt über den Bildschirm bedient werden. Je nach Fall gibt es unterschiedliche Dinge bei der Finanzkonformität zu berücksichtigen. Eine Umstellung bzw. Aufrüstung auf GoBD-konforme Kassen ist auf jeden Fall dann notwendig, falls noch mit älteren Kassensystemen gearbeitet wird.

Fall 1: Elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen sollten die Umsatzdaten auf eine Speicherkarte exportieren können. Gibt es keinen Anschluss für eine Speicherkarte, ist davon auszugehen, dass die Kasse die Bestimmungen der GoBD nicht erfüllt. In diesem Fall wäre es nötig, nachzufragen, ob die Kasse nachgerüstet werden kann. Spätestens ab dem 1.1.2017 darf eine ältere Registrierkasse in keinem Fall mehr benutzt werden, die nicht GoBD-konform ist.

Fall 2: Touchkassen / PC Kassen

Falls Sie innerhalb der letzten paar Jahre bei uns eine neue Touchkasse erworben haben, sind sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite, denn deren Software ist schon seit langem finanzkonform. Nur bei älteren Modellen wären ein Softwareupdate und eventuell ein paar kleinere Einstellungsänderungen nötig, um die Finanzkonformität sicherzustellen. Falls Ihre Kasse mehr als 5 Jahre alt ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass solch ein Softwareupdate nötig ist.

Zu beachten ist, dass es bei PC Kassen keine Ausnahmeregelung gibt, was den Zeitpunkt der Nachrüstung auf eine GoBD-konforme Kassensoftware betrifft. Das Finazamt hat mit dem Schreiben zur GoBD eine unverzügliche Nachrüstung gefordert. Von daher spielt bei PC Kassen das Datum 1.1.2017 keine wirkliche Rolle. Maßgeblich ist, dass die Kasse bei einer anstehenden Prüfung GoBD-konform ist und die Umsatzdaten im geforderten Zeitraum maschinenlesbar exportieren kann.

In den folgenden zwei Abschnitten geht es um Software für PC Kassen, welche wir hauptsächlich vertreiben. Falls Sie keine derartige Software benutzen, können Sie diese überspringen.

TiPOS

Viele unserer Kunden benutzen die TiPOS Kassensoftware. Bei der Registrierungsoberfläche, die ganz am Anfang angezeigt wird, kann man links oben auf die „i“ Taste drücken, um sich die Version anzeigen zu lassen. Falls Kellnerschnlüssel benutzt werden, dürfen diese dafür erst einmal nicht eingesteckt sein. Ab Version 14.1.x ist die Kasse auf jeden Fall GoBD-Konform. Die Versionen 10.1.x und ältere müssten nachgerüstet werden. Bei den Versionen 10.2.x und 10.3.x hängt es von den Einstellungen der Kasse ab, ob die GoBD-Konformität gewährleistet ist. Falls Sie eine dieser Versionen benutzen, können Sie bei uns nachfrachen, ob Ihre Kasse den Anforderungen der GoBD momentan genügt.

Was passiert, wenn die Kasse nicht GoBD-konform ist?

Steht eine Steuerprüfung an, un die Kasse ist noch nicht auf GoBD-Konformität nachgerüstet, werden die Umsatzdaten der Kasse generell verworfen, selbst wenn die Z-Bons alle vollständig vorhanden sind. In diesem Fall ist dann zu erwarten, dass das Finanzamt die Umsätze schätzen wird. Zusätzliche Strafen sind allerdings nicht zu erwarten, außer man erlaubt den Steuerprüfern nicht den Zugang zur Kasse. In diesem Fall darf das Finanzamt ein Verzögerungsgeld verhängen.