Das sollten Sie über die GoBD wissen

Mit Schreiben vom 14.11.2014 präzisiert das Bundesfinanzministerium die bisher geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnungen von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen, die Sie wissen sollten, egal ob bereits bestehend oder aktualisiert, haben wir nachstehend zusammengefasst:

  • Die Registrierkassen und damit verbundene Datenverarbeitungssysteme (z.B: PCs oder „Gastronomiehandys“) müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Insbesondere müssen Buchungen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, vollständig, korrekt, und maschinell auswertbar sein.
  • Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung (Zusammenfassung der einzelnen Buchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso reicht das Aufbewahren der Daten in ausschließlich gedruckter Form (Tages-Z-Bericht oder Journalstreifen) nicht aus!
  • Unterlagen, die mit Hilfe einer Registrierkasse erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren verfügbar gehalten werden, und zwar elektronisch. Ausdrucke von Daten, die elektronisch vorliegen werden vom BMF generell nicht akzeptiert! Wichtige Bemerkung von uns: Festplatten sind leider Verschleißteile. Handelsübliche Festplatten haben nur 2 Jahre Garantie. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass eine Festplatte innerhalb von 10 Jahren kaput geht. Die meisten Daten können von speziellen Firmen wiederhergestellt werden, aber dies kostet in der Regel vierstellige Summen! Von daher ist es sehr empfehlenswert regelmäßig Sicherheitskopien der Kassendaten zu erstellen (z.B. auf USB-Stick oder per Cloud-Backup).

Interessante Auszüge aus der GoBD

Im Folgenden finden sich einige Auszüge aus dem GoBD Schreiben. Das Schreiben ist mit Referenznummern versehen, welche mit „Rz.“ abegkürzt werden. In diesem Auszügen sind die mit den Referenznummern versehenen Absätze eventuell nur teilweise zitiert. Hervorhebungen in den Auszügen kommen von uns.

26: Demnach sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform im Sinne der Rzn. 3 bis 5 die folgenden Anforderungen zu beachten:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
    • Vollständigkeit
    • Richtigkeit
    • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
    • Ordnung
    • Unveränderbarkeit

42: Zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch (Konto) sind zulässig, sofern sie nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen in den Grund(buch)auf-zeichnungen oder des Journals aufgegliedert werden können. Andernfalls ist die Nach-vollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht gewährleistet.

77: Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:

Bezeichnung Begründung
Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, fortlaufende Rechnungsausgangs-nummer) Angabe zwingend (§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO, vollständig, geordnet)
Kriterium für Vollständigkeitskontrolle (Belegsicherung)
Bei umfangreichem Beleganfall ist Zuord-nung und Identifizierung regelmäßig nicht aus Belegdatum oder anderen Merkmalen eindeutig ableitbar.
Sofern die Fremdbelegnummer eine eindeu-tige Zuordnung zulässt, kann auch diese verwendet werden.
Belegaussteller und -empfänger Soweit dies zu den branchenüblichen Min-destaufzeichnungspflichten gehört und keine Aufzeichnungserleichterungen bestehen (z. B. § 33 UStDV)
Betrag bzw. Mengen- oder Wertanga-ben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt Angabe zwingend (BFH vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372); Dokumentation einer Veränderung des Anlage- und Umlaufver-mögens sowie des Eigen- und Fremdkapi-tals
Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Ermittlung des Buchungsbetrags
Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Hinweis auf BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372; BFH-Urteil vom 1. Oktober 1969, BStBl II 1970 S. 45
Belegdatum Angabe zwingend (§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO, zeitgerecht).
Identifikationsmerkmale für eine chronolo-gische Erfassung, bei Bargeschäften regel-mäßig Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls
Evtl. zusätzliche Erfassung der Belegzeit bei umfangreichem Beleganfall erforderlich
Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden Z. B. Bediener der Kasse

78: Für umsatzsteuerrechtliche Zwecke können weitere Angaben erforderlich sein. Dazu gehören beispielsweise die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG und § 33 UStDV.

84: Die Erfassung der Geschäftsvorfälle in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (siehe unter 5.1 und 5.2) und die Verbuchung im Journal (siehe unter 5.3) kann organi-satorisch und zeitlich auseinander fallen (z. B. Grund(buch)aufzeichnung in Form von Kassenauftragszeilen). Erfüllen die Erfassungen Belegfunktion bzw. dienen sie der Belegsicherung, dann ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (vgl. Rzn. 58 und 59). In diesen Fällen gelten die Ordnungsvorschriften bereits mit der ersten Erfassung der Geschäftsvorfälle und der Daten und müssen über alle nachfolgenden Prozesse erhalten bleiben (z. B. Übergabe von Daten aus Vor- in Hauptsysteme).

88: Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. Die Durchführung der Kon-trollen ist zu protokollieren. Die konkrete Ausgestaltung der Protokollierung ist abhän-gig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

89: Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter), deren Historisierung und Programme gespeichert sein. Dazu gehören auch Informationen zu Kriterien, die eine Abgrenzung zwischen den steuerrechtlichen, den handelsrechtlichen und anderen Buchungen (z. B. nachrichtliche Datensätze zu Fremdwährungen, alternative Bewer-tungsmethoden, statistische Buchungen, GuV-Kontennullstellungen, Summenkonten) ermöglichen.

92: Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind.

94: Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontenfunktion sind bei der Buchung insbesondere die nachfolgenden Angaben zu erfassen oder bereit zu stellen:

  • Eindeutige Belegnummer (siehe Rz. 77),
  • Buchungsbetrag (siehe Rz. 77),
  • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung (siehe Rz. 77),
  • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (siehe Rz. 77) – kann (bei Erfül-lung der Journal- und Kontenfunktion) im Einzelfall bereits durch andere in Rz. 94 aufgeführte Angaben gegeben sein,
  • Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich (siehe Rzn. 77 und 85)
  • Buchungsdatum,
  • Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich (siehe Rz. 85),
  • Autorisierung soweit vorhanden,
  • Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer),
  • Umsatzsteuersatz (siehe Rz. 78),
  • Steuerschlüssel, soweit vorhanden (siehe Rz. 78),
  • Umsatzsteuerbetrag (siehe Rz. 78),
  • Umsatzsteuerkonto (siehe Rz. 78),
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (siehe Rz. 78),
  • Steuernummer (siehe Rz. 78),
  • Konto und Gegenkonto,
  • Buchungsschlüssel (soweit vorhanden),
  • Soll- und Haben-Betrag,
  • eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls (soweit Aufteilung der Geschäftsvorfälle in Teilbuchungssätze [Buchungs-Halbsätze] oder zahlreiche Soll- oder Habenkonten [Splitbuchungen] vorhanden). Über die einheit-liche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvor-falls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäfts-vorfalls gewährleistet sein.

95: Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind (Kon-tenfunktion) und damit die Grundlage für einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage darstellen. Zur Erfüllung der Kontenfunktion bei Bilanzierenden müssen Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten geordnet dargestellt werden.

100: Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (siehe unter 3.) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise

  • Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. spezifische Zugangs- und Zugriffsbe-rechtigungen),
  • Funktionstrennungen,
  • Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
  • Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
  • Verarbeitungskontrollen,
  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

102: Die Beschreibung des IKS [internen Kontrollsystems] ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1).

103: Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Ver-nichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.

104: Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.

108: Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungspro-zess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.

110: Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektro-nischen Unterlagen (vgl. Rzn. 3 bis 5) kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränder-bare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierun-gen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungs-konzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regel-mäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

126: Eine maschinelle Auswertbarkeit ist nach diesem Beurteilungsmaßstab bei aufzeich-nungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen (vgl. Rzn. 3 bis 5) u. a. gegeben, die

  • mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
  • eine Volltextsuche ermöglichen,
  • auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sin-ne ermöglichen (z. B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien).

127: Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen (vgl. Rzn. 3 bis 5) enthaltenen Informationen automatisiert (DV-gestützt) interpretiert, dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und eingesetzter Prüfsoftware direkt, ohne weitere Kon-vertierungs- und Bearbeitungsschritte und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können (z. B. für wahlfreie Sortier-, Summier-, Verbindungs- und Filterungs-möglichkeiten).
Mathematisch-technische Auswertungen sind z. B. möglich bei:

  • Elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (z. B. Kassendaten, Daten aus Waren-wirtschaftssystem, Inventurlisten),
  • Journaldaten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung,
  • Textdateien oder Dateien aus Tabellenkalkulationen mit strukturierten Daten in tabellarischer Form (z. B. Reisekostenabrechnung, Überstundennachweise).

134: Bei Einsatz von Kryptografietechniken ist sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im DV-System in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Werden Signaturprüfschlüssel verwendet, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht endet, wenn keine der mit den Schlüsseln signierten Unterlagen mehr aufbewahrt werden müssen.

142: Im Falle eines Systemwechsels (z. B. Abschaltung Altsystem, Datenmigration), einer Systemänderung (z. B. Änderung der OCR-Software, Update der Finanzbuchhaltung etc.) oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (vgl. Rzn. 3 bis 5) aus dem Produktivsystem ist es nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbe-wahrungsfrist vorzuhalten, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (einschließlich Meta-daten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen) müssen unter Beachtung der Ordnungsvorschriften (vgl. §§ 145 bis 147 AO) quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, in eine neue Daten-bank, in ein Archivsystem oder in ein anderes System überführt werden. Bei einer erforderlichen Datenumwandlung (Migration) darf ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und Währungsformat) umgesetzt, nicht aber eine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden. Die vorgenomme-nen Änderungen sind zu dokumentieren. Die Reorganisation von OCR-Datenbanken ist zulässig, soweit die zugrunde liegenden elektronischen Dokumente und Unterlagen durch diesen Vorgang unverändert bleiben und die durch das OCR-Verfahren gewonnenen Informationen mindestens in quantitativer und qualitativer Hinsicht erhalten bleiben.
  2. Das neue System, das Archivsystem oder das andere System muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

143: Andernfalls ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – für die Dauer der Aufbe-wahrungsfrist vorzuhalten. Auf die Möglichkeit der Bewilligung von Erleichterungen nach § 148 AO wird hingewiesen.

151: Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

157: Der Steuerpflichtige muss durch Scannen digitalisierte Unterlagen über sein DV-System per Bildschirm lesbar machen. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend. Die elektronischen Dokumente müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar sein (BFH-Beschluss vom 26. September 2007, BStBl II 2008 S. 415).

183: Dieses BMF-Schreiben gilt für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Es tritt an die Stelle der BMF-Schreiben vom 7. November 1995 (IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl I S. 738) und vom 16. Juli 2001 (IV D 2 – S 0316 – 136/01, BStBl I S. 415), das durch BMF-Schreiben vom 14. September 2012 (IV A 4 – S 0316/12/10001, BStBl I S. 930) geändert wurde.

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Offizielle Schreiben des BMF:

BMF Schreiben von 1995: GoBS

BMF Schreiben von 2001: GDPdU

BMF Schreiben von 2010: Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

BMF Schreiben von 2014: GoBD

Abkürzungen

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

GoB = Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

BMF = Bundesministerium der Finanzen.