Mit welchen Kassen darf ich arbeiten?

Da es in Deutschland noch keine Pflicht gibt, eine elektronische Kasse einzusetzen, stehen grundsätzlich mehrere Kassentypen zur Auswahl, die eventuell auch kombiniert werden können:

  1. Offene Ladenkassen
  2. Elektronische Registrierkassen
  3. PC Kassen

Offene Ladenkasse

Bei dieser Frage bezieht sich die Floskel „ohne Kasse“ darauf, dass ohne eine elektronische Registrierkasse, PC-Kasse, oder Touchkasse gearbeitet wird. Dies ist grundsätzlich selbst nach dem Erlass der GoBD möglich, aber mit erheblichem Mehraufwand verbunden!

Die offene Ladenkasse (nach „Schubladenkasse“ genannt) wird von den Betriebsprüfern gerne auseinandergenommen und verworfen, d. h. hier ist Ihr Risiko der Steuernachzahlung am größten. Deshalb sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erhöht und mit mehr Aufwand verbunden, als bei einer Kassenführung mit einer Registrierkasse.

Die Aberkennung der ordnungsgemäßen Kassenführung kann schon bei kleineren Formalfehlern erfolgen. Hier die wichtigsten im Überblick:

  1. Bei Schubladenkassen ist ein gesonderter Tageskassenbericht für jeden Tag handschriftlich auszufüllen
  2. Der Tageskassenbericht wird nur anerkannt, wenn mit dem Kassenbestand am Geschäftsschluss in der obersten Zeile begonnen wird. Ziel ist es hierbei nicht den Tagesendbestand zu ermitteln, diesen hat der Unternehmer bereits durch den täglich vorzunehmenden Kassensturz ermittelt, Ziel ist hierbei lediglich, dass der Tagesumsatz rechnerisch ermittelt werden kann.
  3. Der Abgleich zwischen Kassen-Soll und Kassen-Ist-Bestand muss täglich gesichert sein (Kassensturzfähigkeit). Zahlreiche Überschreibungen, nachträgliche Änderungen, Rechenfehler und Streichungen im Kassenbuch rechtfertigen die Verwerfung der Kassenführung durch die Finanzverwaltung.
  4. Damit die Ordnungsmäßigkeit gesichert ist, müssen alle Beträge centgenau dokumentiert und eingetragen sein. Die Ein- und Ausgaben müssen in der richtigen Reihenfolge des Datums erfasst werden. Außer-Haus-Umsätze sind getrennt aufzuzeichnen.
  5. Geldtransit ist an dem Tag des Bargeldflusses in die Kasse ein- oder auszutragen, auch wenn die Wertstellung der Bank erst später erfolgt.

Elektronische Registrierkassen

Elektronischen Registrierkassen sieht man nicht auf Anhieb an, ob diese GoBD-konform sind. Es muss auf jeden Fall gewährleistet werden, dass die Umsatzdaten zuverlässig und maschinenlesbar gespeichert werden. Dies wird in der Regel durch separate Speicherkarten für die Umsatzdaten gewährleistet. Werden die Umsatzdaten nur auf der Registierkasse selber gespeichert, ist es fraglich, ob die Kasse den GoBD-Richtlinien genügt. Viele ältere elektronische Registrierkassen lassen sich auch nicht auf GoBD aufrüsten. Die Aufrüstung hat nach GoBD unmittelbar zu erfolgen! Ab dem 1.1.2017 dürfen Registrierkassen, die nicht GoBD-konform sind, gar nicht mehr verwendet werden.

PC Kassen

Bei PC Kassen hängt es von der Software ab, ob diese GoBD-konform sind. Die Software muss alle Umsatzdaten vollständig protokollieren und es erlauben, diese Umsatzdaten in einem maschinenlesbaren Standardformat z.B. auf einen USB-Stick zu exportieren. Außerdem muss die Software manipulationssicher sein.

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Offizielle Schreiben des BMF:

BMF Schreiben von 1995: GoBS

BMF Schreiben von 2001: GDPdU

BMF Schreiben von 2010: Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

BMF Schreiben von 2014: GoBD

Abkürzungen

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

GoB = Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

BMF = Bundesministerium der Finanzen.