Ab 1. Januar 2018 kommt die Kassen-Nachschau!

Umsatz- und Bargeldprüfung bei Kassen-NachschauNach dem am 22. Dezember 2016 beschlossenen Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (siehe hierzu auch den Bericht des BMF) kann es ab dem 1. Januar 2018 zu einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden kommen. Die Prüfer müssen sich zunächst auch nicht als Finanzbeamte ausweisen, sondern können sich als gewöhnliche Kunden ausgeben. Die Einzelheiten sind im §146b der Abgabenordnung festgelegt. In Absatz 1 dieses Paragraphen steht zunächst folgendes:

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau). Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Absatz 1.

Ab wann sind solche Prüfungen möglich?

§ 146b der Abgabenordnung in der am 29. Dezember 2016 geltenden Fassung ist nach Ablauf des 31. Dezember 2017 anzuwenden.

Also können Kassen-Nachschauen schon ab dem 1. Januar 2018 stattfinden. Im oben genannten Absatz 1 des §146a steht zunächst:

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.

Ab wann tritt dies in Kraft?

Die §§ 146a und 379 der Abgabenordnung in der am 29. Dezember 2016 geltenden Fassung sind erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019 anzuwenden.

Es geht hierbei also um zwei Dinge:

  1. Die Einzelaufzeichnungspflicht. Diese bezieht sich auf alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, also etwa Verkäufe, aber auch Bargeldeinlagen oder -entnahmen der Kasse. Entsprechend müssen in der Kasse auch alle auftretenden Arten von Geschäftsvorfällen hinterlegt sein, so dass diese auch elektronisch aufgezeichnet werden können.
  2. Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Die genauen Details hierzu sind allerdings noch in Arbeit. Derzeitig findet noch keine Zertifizierung von Sicherheitseinrichtungen statt, da die entsprechenden Standards noch in Arbeit sind.

Abgesehen hiervon, müssen Kassen allerspätestens seit 1. Januar 2017 den Anforderungen der GoBD entsprechen. Nach dieser müssen Kassenaufzeichnungen aber bereits vollständig und manipulationssicher sein. Dies hat über einen elektronischen Fiskalspeicher zu erfolgen. Übrigens sind auch Ladenwaagen mit Kassenfunktion, die für Barverkäufe eingesetzt werden, von dieser Regelung betroffen. Neu ist hier im Wesentlichen die Zertifizierung des Manipulationsschutzes und der digitalen Schnittstelle. Da aber die technischen Details der Zertifizierung noch nicht klar sind, lässt sich nicht verlässlich sagen, welche Kassensysteme nachgerüstet werden können, um den neuen Anforderungen zu genügen. Es gibt allerdings eine Übergangsfrist, in welcher Kassen verwendet werden dürfen, die nicht nachgerüstet werden können:

Wurden Registrierkassen nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl. I S. 1342) entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31. Dezember 2022 abweichend von den § 146a und § 379 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 der Abgabenordnung weiter verwendet werden.

Allerspätestens ab dem 1. Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassen zertifiert sein. Und bis zum 31. Dezember 2019 bezieht sich auf Kassen-Nachschau nur auf die bereits geltenden Bestimmungen der GoBD. Die GoBD erfordert unter anderem die Kassensturzfähigkeit der Kasse. Die Kasse muss den aktuellen Bargeldbestand der korrekt wiedergeben können. Dies erfolgt etwa durch einen Tageszwischenbericht, oft „X-Bericht“ genannt. Treten Differenzen zum realen aktuellen Bargeldbestand der Kasse auf, so wird dies sicherlich beanstandet werden, und kann weitere Prüfungen nach sich ziehen.

Finanzkonformität für Kassen: Jetzt wird’s ernst!

Worum geht es bei der Finanzkonformität von Kassensystemen? Im Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ vom 26.11.2010 wurde eine klar Frist für Kassensysteme gesetzt: Bis zum 31.12.2016 können bei bestimmten Ausnahmen noch elektronische Kassen benutzt werden. Danach dürfen nur noch solche Kassensysteme benutzt werden, die mit den GoBD Regelungen (vom 14.11.2014) kompatibel sind.

Was bedeutet Finanzkonformität nun in der Praxis?

Eine Umstellung bzw. Aufrüstung auf GoBD-konforme Kassen ist notwendig, falls noch mit älteren Kassensystemen gearbeitet wird. Bei elektronischen Kassensystemen gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Varianten: Einfache elektronische Registrierkassen, die mir einer eingebauten Tastatur betrieben werden, und hochwertigere PC Kassen, die heutzutage als Touchkassen daherkommen und direkt über den Bildschirm bedient werden. Je nach Fall gibt es unterschiedliche Dinge bei der Finanzkonformität zu berücksichtigen. Eine Umstellung bzw. Aufrüstung auf GoBD-konforme Kassen ist auf jeden Fall dann notwendig, falls noch mit älteren Kassensystemen gearbeitet wird.

Fall 1: Elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen sollten die Umsatzdaten auf eine Speicherkarte exportieren können. Gibt es keinen Anschluss für eine Speicherkarte, ist davon auszugehen, dass die Kasse die Bestimmungen der GoBD nicht erfüllt. In diesem Fall wäre es nötig, nachzufragen, ob die Kasse nachgerüstet werden kann. Spätestens ab dem 1.1.2017 darf eine ältere Registrierkasse in keinem Fall mehr benutzt werden, die nicht GoBD-konform ist.

Fall 2: Touchkassen / PC Kassen

Falls Sie innerhalb der letzten paar Jahre bei uns eine neue Touchkasse erworben haben, sind sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite, denn deren Software ist schon seit langem finanzkonform. Nur bei älteren Modellen wären ein Softwareupdate und eventuell ein paar kleinere Einstellungsänderungen nötig, um die Finanzkonformität sicherzustellen. Falls Ihre Kasse mehr als 5 Jahre alt ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass solch ein Softwareupdate nötig ist.

Zu beachten ist, dass es bei PC Kassen keine Ausnahmeregelung gibt, was den Zeitpunkt der Nachrüstung auf eine GoBD-konforme Kassensoftware betrifft. Das Finazamt hat mit dem Schreiben zur GoBD eine unverzügliche Nachrüstung gefordert. Von daher spielt bei PC Kassen das Datum 1.1.2017 keine wirkliche Rolle. Maßgeblich ist, dass die Kasse bei einer anstehenden Prüfung GoBD-konform ist und die Umsatzdaten im geforderten Zeitraum maschinenlesbar exportieren kann.

In den folgenden zwei Abschnitten geht es um Software für PC Kassen, welche wir hauptsächlich vertreiben. Falls Sie keine derartige Software benutzen, können Sie diese überspringen.

TiPOS

Viele unserer Kunden benutzen die TiPOS Kassensoftware. Bei der Registrierungsoberfläche, die ganz am Anfang angezeigt wird, kann man links oben auf die „i“ Taste drücken, um sich die Version anzeigen zu lassen. Falls Kellnerschnlüssel benutzt werden, dürfen diese dafür erst einmal nicht eingesteckt sein. Ab Version 14.1.x ist die Kasse auf jeden Fall GoBD-Konform. Die Versionen 10.1.x und ältere müssten nachgerüstet werden. Bei den Versionen 10.2.x und 10.3.x hängt es von den Einstellungen der Kasse ab, ob die GoBD-Konformität gewährleistet ist. Falls Sie eine dieser Versionen benutzen, können Sie bei uns nachfrachen, ob Ihre Kasse den Anforderungen der GoBD momentan genügt.

Was passiert, wenn die Kasse nicht GoBD-konform ist?

Steht eine Steuerprüfung an, un die Kasse ist noch nicht auf GoBD-Konformität nachgerüstet, werden die Umsatzdaten der Kasse generell verworfen, selbst wenn die Z-Bons alle vollständig vorhanden sind. In diesem Fall ist dann zu erwarten, dass das Finanzamt die Umsätze schätzen wird. Zusätzliche Strafen sind allerdings nicht zu erwarten, außer man erlaubt den Steuerprüfern nicht den Zugang zur Kasse. In diesem Fall darf das Finanzamt ein Verzögerungsgeld verhängen.

Was ist nun mit der Registrierkassenpflicht?

Kassenpflicht, INSIKA, GDPdu, GoBD

Das Thema Registrierkassenpflicht ist in Deutschland ein aktuelles Thema. Erst einmal zur Entwarnung: Momentan besteht noch keine Kassenpflicht in Deutschland. Akutell ist das Thema allerdings, weil dieses Jahr die Einführung der Registrierkassenpflicht in Österreich ab dem 1.1.2016 beschlossen wurde. Ab dem 1.1.2017 müssen in Österreich dank der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) sogar verschäfte Sicherheitsstandards zur Anwendung kommen. Da fragt man sich natürlich, wann Deutschland mit einer Kassenpflicht nachziehen wird, denn schon über 20 europäische Staaten haben schon eine Registrierkassenpflicht – sogar Griechenland!

Politischer Widerstand gegen eine Kassenpflicht

In Deutschland wird schon seit über Zehn Jahren daran gearbeitet eine Registrierkassenpflicht einzuführen. Immer wieder wurden solche Vorhaben aber politisch ausgebremst. Von daher gibt es kein sicheres Darum, ab welchem in Deutschland eine Registierkassenpflicht gelten wird, falls sie denn überhaupt kommt. Es gibt Mutmaßungen darüber, dass die deutsche Regierung die Einführung einer Kassenpflicht für den 1. Januar 2017 ins Auge gefasst hat, wie dieser Artikel von imsalon.de behauptet:

Aus zuverlässiger Quelle verlautet, dass die deutsche Regierung am 1. Januar 2017 nachziehen will.

Jedoch sind solche Äußerungen mit Vorsicht zu genießen, da auch Politiker gerne mal ihre Meingung ändern, vor allem wenn Gegenwind weht. Und diesen Gegenwind gibt es in der Tat bereits:

Was ist INSIKA, und was hat dies mit einer Kassenpflicht zu tun?

Der grundsätzliche Sinn einer Registierkassenpflicht besteht darin, Steuerbetrug beim Kassieren zu unterbinden, ganz nach dem Gedanken, dass mit einer offenen Ladenkasse die Umsatzzahlen nach Belieben manipuliert werden können. Jedoch ist eine Verfälschung der Umsätze auch bei Registrierkassen und Touchkassen grundsätzlich möglich. Um diese Möglichkeiten auszuräumen, wurde der Sicherheitsstandard INSIKA entwickelt. Auf der INSIKA FAQ-Seite liest man:

Das Akronym INSIKA steht für „INtegrierte SIcherheitslösung für messwertverarbeitende KAssensysteme“. INSIKA war ein Forschungsprojekt, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie der Bundesrepublik Deutschland gefördert und im Februar 2012 erfolgreich abgeschlossen wurde (Förderkennzeichen MNPQ 11/07). Der Begriff wird seitdem für das im Projekt entwickelte Konzept verwendet.

INSIKA verwendet fortschrittliche kryptographische Methoden und Smartcards, um die Manipulationssicherheit der relevanten Finanzdaten auf der Kasse zu gewährleisten. Natürlich erfordert die Umsetzung des INSIKA-Standards, dass die Hardware und Software der Kassen entsprechend aufgerüstet werden muss. Fertig entwickelt ist das Verfahren bereits, aber ohne eine gesetzliche Kassenpflicht halten die Kassenhersteller mit INSIKA ausgestattete Kassen für unverkäuflich. Zudem werden aktuell noch Anpassungen an den Smartcards vorgenommen. Aus diesen Gründen werden momentan auch noch keine INSIKA Kassen angeboten. Allerdings sind die meisten seriösen Kassenhersteller darauf vorbereitet ihre Systeme so schnell wie möglich nachzurüsten, wenn die Kassenpflicht wirklich gesetzlich beschlossen wird.

Eine Registrierkassenpflicht würde daher sinnvollerweise mit einer Pflicht zur Nutzung eines Verfahrens wie INSIKA gekoppelt werden. In diesem Kontext ist also die Kritik an INSIKA zu verstehen, dass das Verfahren zu bürokratisch und nicht technikoffen sei. Andere Verfahren sollten auch in Erwägung gezogen werden. Das Team hinter INSIKA hält mit einer verständlichen und plausiblen aktuellen Stellungnahme dagegen, und meint, dass INSIKA bereits sehr offen, sicher, unbürokratisch, und kostengünstig sei.

Hat INSIKA etwas mit GoDB / GDPdU zu tun?

Zunächst einmal sind GDPdU und GoBD offizielle Grundsätze zur Umsetzung der Abgabenordnung (AO) für elektronische Kassensysteme. Die älteren GDPdU wurden seit dem 1.1.2015 von den GoBD abgelöst. Diese Grundsätze verlangen bereits die Manipulationssicherheit der Daten, wobei diese Sicherheit aber ohne INSIKA erst einmal nur durch Software- und Benutzungsverfahren gewährt werden kann. Ordentliche aktuelle Kassensoftware, etwa EuCaSoft oder TiPOS, unterstützt bereits die grundsätzlichen in den GDPdU bzw. GoBD vorgesehenen Sicherheitsstandards.

Das Smartcard nutzende INSIKA Verfahren stellt allerdings einen einheitlichen und äußerst hohen Sicherheitsstandard dar, der die meisten bisherigen Manipulationsmöglichkeiten ausräumt. Die INSIKA FAQ schreibt dazu:

INSIKA wurde so konzipiert, dass bei vollständiger Umsetzung und Anwendung alle Anforderungen der AO und der GoBD erfüllt werden.

Zu beachten ist hierbei, dass „vollständige Anwendung“ bedeutet, dass alle Geschäfte über eine elektronische Kasse im Normalbetrieb erledigt werden. Nach der GoBD sind Unternehmen die eine elektronische Kasse nutzen auch gesetzlich verpflichtet dies wirklich zu tun. Gegen ein rechtswidriges praktisches Umgehen der Kasse können natürlich auch die besten auf Hardware und Software basierenden Maßnahmen nichts ausrichten.

Es ist natürlich nicht der Fall, dass eine INSIKA Kasse benötigt wird, um den Anforderungen in den GoBD zu genügen. Allerdings würde eine INSIKA Kasse es etwas einfacher machen die Sicherheitsanforderungen der GoBD in die Praxis umzusetzen.

Abwarten und Tee trinken

Was heißt all dies für die Betriebe, die bereits eine elektronische Kasse nutzen? Momentan müssen diese sich nur darum kümmern, die GoBD-Richtlinien einzuhalten. In erster Linie bedeutet dies nur, eine Registrierkasse mit der enstprechenden Hardware- und Software, bzw. eine Touchkasse mit einer GoBD-konformen Software zu nutzen, und ordentlich mit der Kasse zu arbeiten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Finanzprüfer den Umsatz schätzt, was sehr teuer werden kann.

Eine eventuell kommende Registrierkassenpflicht beinhaltet nicht notwendigerweise die Pflicht das INSIKA Verfahren zu nutzen, weswegen eine vorzeitige Nutzung einer INSIKA Kasse momentan wenig Sinn macht. Sollte INSIKA irgendwann vorgeschrieben sein, so lassen sich die meisten aktuellen Kassensysteme relativ leicht und kostengünstig nachrüsten. Bei älteren Kassensystemen kann davon aber nicht ausgegangen werden, weswegen in diesem Fall eventuell der Kauf einer neuen Kasse nötig wäre.

Kleinstbetriebe mit sehr geringem jährlichen Umsatz würden aber selbst mit einer regulären Kassenpflicht von dieser ausgenommen sein. Zumindest in Österreich ist die der Fall. Jedoch macht es sehr für solche Betriebe Sinn eine elektronische Kasse zu nutzen, da es nur mit einer offenen Ladenkasse recht schwer ist den Bedingungen der Abgabenverordnung zu genügen.

Auf jeden Fall werden wir über einen etwaigen gesetzlichen Beschluss zur Einführung einer Registrierkassenpflicht berichten.